Zo werd de planning bij een certificeringsorganisatie voorspelbaarder
We werken samen met een Nederlandse certificeringsorganisatie die productgroepen beoordeelt voor toelating tot de Nederlandse markt. Zo’n toets is complex en kan enkele maanden tot zelfs meerdere jaren duren. Voor een goede beoordeling is specialistische kennis nodig en de processtappen volgen een vaste volgorde.
Planning is daardoor geen administratieve taak, maar een voorwaarde voor een effectieve inzet van capaciteit en betrouwbare dienstverlening.
Waar de organisatie tegenaan liep
De productgroep waarvoor certificering nodig is, is sterk seizoensgebonden en gericht op het voorjaar. Producenten willen daarom ruim op tijd zekerheid over de goedkeuring, zodat hun product op het juiste moment in de schappen kan liggen. Wanneer een aanvraag niet op tijd wordt afgerond, mist een product een volledig verkoopseizoen.
Juist daarom is het belangrijk dat de organisatie goed kan voorspellen hoe lang een beoordeling duurt. In de praktijk was dat lastig. Er was weinig inzicht in de verwachte doorlooptijd van aanvragen en vooraf kon nauwelijks zekerheid worden gegeven.
In de dagelijkse operatie werd het werk vooral opgepakt op basis van losse verzoeknummers. Dit zorgde voor onrust in de planning en medewerkers werden niet altijd ingezet op de aanvragen die het meest urgent waren. Sommige dossiers bleven daardoor onverwacht liggen.
Zo kwamen afgesproken termijnen onder druk te staan en werd het lastig om klanten duidelijkheid te geven over de voortgang van hun aanvraag.
Een andere manier van plannen
De eerste stap die deze organisatie heeft genomen, is het omarmen van de principes van Agile of Sprintplanning. In de aansturing van één van de teams (het bottleneck team), werd overgestapt op een sprintplanning methodiek, met eenduidige beslisregels. Bij elke tweewekelijkse sprint, werd een lijst samengesteld van de meest urgente aanvragen en tijdens die sprint mocht alleen daaraan worden gewerkt.
Binnen het team werden taken opgepakt op basis van beschikbaarheid. Een medewerker die klaar was met zijn voorgaande taak, kon een nieuwe taak oppakken uit de gezamenlijke werkbak. Hierdoor verminderde de afhankelijkheid van specifieke medewerkers en werd de betrouwbaarheid van de planning vergroot. Daarnaast werd er tegelijkertijd door de andere teams voor gezorgd dat dit team altijd voldoende werk had. In een proces met vele afhankelijkheden tussen de verschillende teams, is het essentieel dat de bottleneck (het team dat het minste aantal aanvragen kan verwerken) altijd aan het werk is. De gehele keten kan namelijk niet sneller werken dan de ‘traagste’ en daarom is een vertraging bij de bottleneck altijd een vertraging van de gehele doorlooptijd.
Van Excel naar een planningssysteem
In eerste instantie werd de planning van dit team nog in Excel gedaan. Voor één team was dat nog te overzien. Toen duidelijk werd dat ook andere teams op deze manier zouden gaan werken, werd de planning al snel complexer.
De organisatie koos daarom voor ondersteuning van de Anago software.
Ook de ontwikkeling van het systeem gebeurde stap voor stap. Eerst werd een basis gebouwd waarmee de organisatie kon starten. Daarna werd het systeem in drie vervolgsprints uitgebreid op basis van ervaringen van de gebruikers. Zo sloot het systeem steeds beter aan op het werkproces van de organisatie.
Twee planningsniveaus
Het planningssysteem werkt met twee niveaus van planning. Voor de korte termijn is er een operationele sprintplanning. Voor de langere termijn wordt gewerkt met capaciteitsplanning.
In de sprintplanning wordt automatisch een planning gemaakt voor de komende sprints. Daardoor wordt zichtbaar wanneer een aanvraag waarschijnlijk wordt afgerond en wanneer een specifieke taak wordt opgepakt. De capaciteitsplanning kijkt verder vooruit. Deze planning helpt om in te schatten hoeveel capaciteit nodig is in de komende periode. Voor de beoordeling van aanvragen is specialistische kennis nodig en nieuwe medewerkers hebben zes tot negen maanden nodig om ingewerkt te raken.
Door de huidige werkvoorraad te combineren met een verwachting van nieuwe aanvragen ontstaat een beeld van de toekomstige capaciteitsbehoefte. Op basis daarvan kan de organisatie tijdig nieuwe vacatures uitzetten.
Meer rust en duidelijkheid
Door duidelijke beslisregels voor prioritering vast te leggen, waar de hele organisatie mee instemde, verdween de ruimte voor micromanagement.
Aanvragen worden daardoor alleen nog opgepakt op basis van deze prioriteit. Het is niet langer mogelijk dat een projectleider extra druk zet op een specifieke aanvraag van een bepaalde klant.
Dat zorgde voor meer rust in de dagelijkse operatie en tegelijk voor een effectievere inzet van medewerkers.
Benieuwd wat Anago voor jou kan betekenen?
Planning en capaciteit verbinden in de inspectieketen
Een inspectieorganisatie waar we mee samenwerken werkt aan eerlijk, gezond en veilig werk en bestaanszekerheid in Nederland. Om dat te bereiken analyseert de organisatie continu risico’s en ontwikkelingen in de omgeving. Op basis daarvan bepaalt zij waar naleving van regels extra aandacht vraagt en welke interventies nodig zijn.
Het werk van de inspectie loopt via een keten die meerdere jaren beslaat en verschillende afdelingen raakt. De samenhang tussen analyse, programmering en uitvoering maakt planning complex. Zeker omdat programma’s over meerdere jaren lopen en capaciteit steeds opnieuw verdeeld moet worden.
40 procent kortere doorlooptijden bij uitvoeringsorganisatie
Een uitvoeringsorganisatie behandelt complexe dossiers die grote gevolgen hebben voor betrokken burgers. Na een fusie kreeg een afdeling te maken met verschillende planningsproblemen. Op de werkvloer werd gewerkt met een registratiesysteem, maar voor het management ontbrak overzicht en sturingsinformatie.
De organisatie vroeg ons om een sturings- en verantwoordingssysteem te ontwikkelen dat dit inzicht wel biedt.