Planning en capaciteit verbinden in de inspectieketen
Een inspectieorganisatie waar we mee samenwerken werkt aan eerlijk, gezond en veilig werk en bestaanszekerheid in Nederland. Om dat te bereiken analyseert de organisatie continu risico’s en ontwikkelingen in de omgeving. Op basis daarvan bepaalt zij waar naleving van regels extra aandacht vraagt en welke interventies nodig zijn.
Het werk van de inspectie loopt via een keten die meerdere jaren beslaat en verschillende afdelingen raakt. De samenhang tussen analyse, programmering en uitvoering maakt planning complex. Zeker omdat programma’s over meerdere jaren lopen en capaciteit steeds opnieuw verdeeld moet worden.
Uitdagingen
Bij het ontwikkelen van de planningsmethodiek speelde een aantal uitdagingen.
- Fasering
- Incidenten
- Veranderingen
De oplossing
Samen met de organisatie hebben we een planningsmethodiek ontwikkeld die de hele inspectieketen ondersteunt. Daarbij hebben we gekozen voor een iteratieve aanpak. In elke stap wordt de planning verder uitgewerkt en verbeterd.
De aanpak bestaat uit vijf stappen;
- Analyse en prioritering van de planningsbehoefte
- Advisering over de inrichting van de planningsmethodiek en governance
- Realisatie van een ondersteunend systeem
- Implementatie van processen, opleiding van gebruikers en begeleiding
- Evaluatie en voorbereiding van de volgende iteratie
Met deze aanpak kan de organisatie snel resultaat boeken en tegelijk inspelen op veranderingen. Tussen de iteraties door werkt de organisatie met de nieuwe methodiek. Zo ontstaat ruimte om te leren en de aanpak verder te verbeteren.
De organisatie groeit daarmee stap voor stap naar een hoger niveau van planning en capaciteitssturing.
Behaalde winst
De oplossing is volledig geïntegreerd met het operationele systeem. Gegevens worden daardoor direct uitgewisseld en dubbele invoer is niet meer nodig.
De organisatie kan het systeem bovendien zelf beheren. Nieuwe programma’s, projecten, doelen en interventies kunnen eenvoudig worden toegevoegd. Ook rekenregels voor capaciteitsplanning en de verdeling van medewerkers zijn door de organisatie zelf aan te passen.
Daardoor blijft de planning aansluiten op de praktijk van het werk en kan de organisatie blijven sturen op haar doelen.
Benieuwd wat Anago voor jou kan betekenen?
40 procent kortere doorlooptijden bij uitvoeringsorganisatie
Een uitvoeringsorganisatie behandelt complexe dossiers die grote gevolgen hebben voor betrokken burgers. Na een fusie kreeg een afdeling te maken met verschillende planningsproblemen. Op de werkvloer werd gewerkt met een registratiesysteem, maar voor het management ontbrak overzicht en sturingsinformatie.
De organisatie vroeg ons om een sturings- en verantwoordingssysteem te ontwikkelen dat dit inzicht wel biedt.
Duizenden dossiers per dag vragen om overzicht in de uitvoering
Duizenden dossiers per dag, honderden medewerkers die eraan werken. Dat is de praktijk bij een grote uitvoeringsorganisatie binnen de overheid waar we mee samenwerken.
Door de complexiteit van het werk en de manier waarop het werk werd aangestuurd ontstonden achterstanden en hoge werkdruk. Het management had beperkt inzicht in de doorstroming van dossiers. Daardoor was het lastig om betrouwbare verwachtingen af te geven over doorlooptijden.