Blog

Op 4 en 5 juni is het weer zover: het FIS congres in Veldhoven – dé plek waar financials uit het middelbaar en hoger onderwijs samenkomen om kennis te delen, nieuwe inzichten op te doen en met collega’s in gesprek te gaan.

Het is maandagochtend. Een nieuwe werkweek staat voor de deur, maar in plaats van frisse energie voel je de druk van een lastige planning die op je wacht. Klinkt dit bekend? In de publieke gezondheidszorg, waar de personeelskrapte steeds nijpender wordt, is het maken van een sluitende planning vaak een ingewikkelde puzzel. Het gevoel van "roeien met de riemen die je hebt" overheerst. Maar wat als het anders kan? Wat als je grip krijgt op je planning en echt het verschil kunt maken?

Met sectorspecifieke planningssoftware kun je vooruitkijken. Het geeft je inzicht in de capaciteit van vandaag én de toekomst, zodat je tijdig kunt anticiperen op veranderingen. Denk aan een fusie, een wisselend aantal kinderen op scholen, of andere factoren die de zorgvraag beïnvloeden. Deze proactieve aanpak verandert dat gevoel van achter de feiten aanlopen in een strategie waarmee je echt het maximale uit je capaciteit haalt.

“We willen eerst volledig zicht hebben op onze processen.” “Onze organisatie is er nog niet klaar voor.” Herkenbare overwegingen? Je bent niet de enige. Veel organisaties stellen het werken met planningssoftware uit, uit angst om niet ‘perfect voorbereid’ te zijn. Maar wat als we je vertellen dat het andersom werkt? Juist door te starten met een slimme planningstool, creëer je rust, inzicht en professionaliteit. Het geheim zit in het simpelweg beginnen.

Volwassenheid komt niet vanzelf. Net zoals mensen moeten ook organisaties binnen de publieke gezondheidszorg bewust groeien en ontwikkelen. Gelukkig bestaat er een handige routekaart die daarbij helpt: het Volwassenheidsmodel voor Capaciteitsplanning.

Wanneer commerciële organisaties te maken krijgen met achterstanden wordt dit vaak snel opgelost. De klanten lopen vanzelf naar een concurrent. Voor overheidsorganisaties is dit anders: zij kennen natuurlijk geen concurrentie. Toch worden ze wel degelijk verantwoordelijk gehouden voor achterstanden. Zo kunnen sinds 2009 dwangsommen worden opgelegd en bij ernstige problemen wordt de organisatie onder de loep genomen door de politiek. Hieruit volgen veelal ad-hoc oplossingen om de ontstane problemen zo snel mogelijk weg te werken.

Stel: je voert als overheidsorganisatie een tevredenheidsonderzoek uit en er rolt een mooie 7 uit als rapportcijfer. Ruim voldoende, niks meer aan doen, zou je kunnen denken. Maar achter gemiddelde cijfers gaan vaak grote verschillen schuil en de betekenis van zo’n cijfer kan dus sterk verschillen. Als manager of afdelingshoofd is het daarom essentieel om verder te kijken dan gemiddelden en te onderzoeken wat burgers écht beweegt.

Je hebt het vast al vaker meegemaakt: de overheidsregels veranderen weer, en je moet snel schakelen om je begroting op orde te krijgen. Of je krijgt te maken met een nieuwe subsidieregeling en vraagt je af hoe je dit zonder fouten kunt verwerken in je financiële planning. Het financiële landschap in het onderwijs kan behoorlijk uitdagend zijn, met al die fluctuaties in bekostiging en aanpassingen in wet- en regelgeving.

Maar er is goed nieuws: je hoeft hier niet langer in je eentje doorheen te ploeteren. Actuele overheidsdata kunnen je helpen om het overzicht te behouden, zolang je toegang hebt tot de juiste tools en software die deze data realtime voor je verwerken. Hoe dat werkt en waarom het zo belangrijk is? Laten we daar eens dieper op ingaan.

Volwassenheid komt niet vanzelf. Net zoals mensen moeten ook onderwijsinstellingen, bewust groeien en ontwikkelen. Gelukkig bestaat er een handige routekaart die daarbij helpt: het Volwassenheidsmodel voor Planning & Control.

Excel, de tool die al jarenlang een vaste waarde is voor financials in het onderwijs. Budgetten opstellen, rapportages bouwen, prognoses maken – voor veel onderwijsinstellingen begint en eindigt alles in die vertrouwde groene grid met cellen.

Maar hoe nuttig Excel ook is, het heeft ook zo zijn grenzen. Grenzen die vooral zichtbaar worden op de momenten dat je het juist níet kunt gebruiken: een verkeerde formule, een zoekgeraakt bestand of eindeloos gedoe met versies die door elkaar lopen. Herkenbaar? Dan ben je zeker niet de enige.