Begroten op basis van wat je weet én wat je data laat zien

Voorzichtig begroten is niet altijd realistisch begroten

Dit vraagstuk speelt breder in het onderwijs. De Inspectie van het Onderwijs constateerde in 2023 dat veel onderwijsbesturen voor het komende jaar te voorzichtig begroten. De gerealiseerde rentabiliteit ligt bij veel besturen hoger dan vooraf begroot. Volgens de Inspectie kan dit ertoe leiden dat geld dat voor onderwijs bestemd is, aan het einde van het jaar onbedoeld overblijft.¹

De Inspectie onderzocht daarom ook wat besturen die hun begroting goed realiseren anders doen. Daar komen drie duidelijke kenmerken uit naar voren. Ze kijken meerdere jaren vooruit, betrekken budgethouders nauw bij het begrotingsproces en volgen inkomsten en uitgaven gedurende het jaar, zodat ze bij afwijkingen kunnen bijsturen.¹

Dat raakt aan hoe wij bij Anago naar begroten kijken. Een begroting is geen verzameling zekerheden. Het is je best onderbouwde verwachting van de toekomst. Daar horen bekende inkomsten en uitgaven bij, maar ook patronen die je uit je eigen cijfers kunt halen.
Dat vraagt om een andere manier van omgaan met niet-structurele middelen. Niet alle incidentele gelden buiten beschouwing laten, maar bepalen welke incidentele gelden (gedeeltelijk) structureel zijn en je op basis van data verantwoord kunt meenemen. Dat maakt een begroting niet optimistischer. Het maakt haar realistischer.

Realistisch begroten geeft ruimte voor beleidsrijk begroten

Daar komt nog iets bij. Een realistische begroting helpt je om eerder het gesprek te voeren over wat je met beschikbare middelen wilt bereiken.

De Inspectie van het Onderwijs noemt dat beleidsrijk begroten. Daarbij worden beschikbare middelen gekoppeld aan strategische doelen en de gewenste onderwijskwaliteit. Vrijwel alle onderzochte besturen, 95 procent, vinden beleidsrijk begroten wenselijk. Toch geeft slechts 53 procent aan een volledig proces voor beleidsrijk begroten te hebben.²

Een van de uitdagingen daarbij is de voorspelbaarheid van inkomsten. Besturen geven aan dat wijzigingen in beleid en bekostiging het lastiger maken om vooruit te kijken. De Inspectie roept daarom ook op tot meer voorspelbaarheid in de bekostiging.²
Je kunt niet alle onzekerheid wegnemen. Je kunt wel beter gebruikmaken van de informatie die er al is. Data geeft je een tweede blik.

Tot nu toe vraagt zo'n aanpak veel van de financiële professional. Je moet historische realisaties bekijken, trends herkennen en per begrotingspost bepalen welke ontwikkeling aannemelijk is.

Data kan daarbij helpen

Data in combinatie met slimme AI-modellen maakt het mogelijk om daadwerkelijk een stap te maken naar gerichter begroten. Bij Anago brengen we deze visie in de praktijk met de Budget Assistent. De Budget Assistent analyseert historische cijfers en maakt op basis daarvan een voorspelling voor de overige baten en lasten. Zo krijg je naast je eigen begroting een tweede, datagedreven blik.

Daarbij gaat het niet om het automatisch overnemen van cijfers. Een voorspelling wordt alleen gegeven als er voldoende historie beschikbaar is en de gebruikte methode aan de gestelde kwaliteitseisen voldoet. Je bepaalt vervolgens zelf wat je met de voorspelling doet.
De financiële professional houdt dus de regie. En die regie wordt sterker als je meer informatie hebt om je keuze op te baseren.

Van begroting naar sturing

Voor ons gaat deze ontwikkeling daarom verder dan een nieuwe functionaliteit. We zien een beweging van begroten op basis van zekerheid naar begroten op basis van onderbouwde verwachtingen. Van één moment in het jaar naar meerjarig kijken en gedurende het jaar blijven sturen. Van terugkijken naar steeds beter vooruitkijken.

Dat helpt onderwijsorganisaties om eerder te zien welke financiële ruimte er naar verwachting is. Vervolgens kun je het gesprek voeren over waar je die ruimte voor wilt inzetten. Want voorzichtig begroten is niet hetzelfde als goed begroten. Goed begroten betekent dat je zo scherp mogelijk kijkt naar wat je verwacht dat er gaat gebeuren, met je eigen data als belangrijk onderdeel van die afweging.

Daar begint voor ons financiële grip. Niet bij volledige zekerheid over de toekomst, maar bij voldoende inzicht om er met vertrouwen op te sturen.

Bronnen

1. Inspectie van het Onderwijs, Begroten én realiseren, hoe onderwijsbesturen hun meerjarenbegrotingen weten te realiseren, mei 2023.

2. Inspectie van het Onderwijs, Sturen op beleidsrijk begroten, 2026, en De Staat van het Onderwijs 2026.