40 procent kortere doorlooptijden bij uitvoeringsorganisatie
Een uitvoeringsorganisatie behandelt complexe dossiers die grote gevolgen hebben voor betrokken burgers. Na een fusie kreeg een afdeling te maken met verschillende planningsproblemen. Op de werkvloer werd gewerkt met een registratiesysteem, maar voor het management ontbrak overzicht en sturingsinformatie.
De organisatie vroeg ons om een sturings- en verantwoordingssysteem te ontwikkelen dat dit inzicht wel biedt.
Uitdagingen
Bij het maken van de planningsoplossingen moest met verschillende uitdagingen rekening worden gehouden.
- Vastgestelde termijnen
- Wisselend werkaanbod
- Gebrek aan overzicht
De aanpak
We begonnen met het in kaart brengen van de eisen en wensen voor het systeem. Dat deden we in een tweedaagse werksessie met de organisatie.
Door de flexibele manier van ontwikkelen konden we binnen zes weken een werkbare applicatie opleveren.
Met deze oplossing kregen managers inzicht in de werkvoorraad, de tijdigheid van beslissingen en verschillende prestatie-indicatoren. Deze worden maandelijks gevolgd.
Daarnaast bevat het systeem een capaciteitsplanning waarmee medewerkers tussen teams kunnen worden ingezet wanneer dat nodig is. Na een proef in twee regio’s is het systeem uitgerold naar alle vijftien regio’s.
We blijven daarna betrokken bij de doorontwikkeling. Nieuwe wetgeving, organisatieveranderingen en aangepaste sturingsmethodes zorgen voor nieuwe vragen. Die verwerken we in het systeem zodat het blijft aansluiten op de praktijk van de organisatie.
Resultaat
De overstap naar de oplossing heeft de uitvoeringsorganisatie duidelijke verbeteringen gebracht. Door beter inzicht en gerichte sturing is de doorlooptijd van dossiers met 40 procent verkort. Burgers krijgen daardoor sneller duidelijkheid over hun aanvraag.
Ook de klanttevredenheid is gestegen. Teams werken gerichter samen en het klantcontact is effectiever geworden. Daarnaast is de productiviteit van medewerkers en teams toegenomen door een efficiëntere manier van werken.
Benieuwd wat Anago voor jou kan betekenen?
Planning en capaciteit verbinden in de inspectieketen
Een inspectieorganisatie waar we mee samenwerken werkt aan eerlijk, gezond en veilig werk en bestaanszekerheid in Nederland. Om dat te bereiken analyseert de organisatie continu risico’s en ontwikkelingen in de omgeving. Op basis daarvan bepaalt zij waar naleving van regels extra aandacht vraagt en welke interventies nodig zijn.
Het werk van de inspectie loopt via een keten die meerdere jaren beslaat en verschillende afdelingen raakt. De samenhang tussen analyse, programmering en uitvoering maakt planning complex. Zeker omdat programma’s over meerdere jaren lopen en capaciteit steeds opnieuw verdeeld moet worden.
Duizenden dossiers per dag vragen om overzicht in de uitvoering
Duizenden dossiers per dag, honderden medewerkers die eraan werken. Dat is de praktijk bij een grote uitvoeringsorganisatie binnen de overheid waar we mee samenwerken.
Door de complexiteit van het werk en de manier waarop het werk werd aangestuurd ontstonden achterstanden en hoge werkdruk. Het management had beperkt inzicht in de doorstroming van dossiers. Daardoor was het lastig om betrouwbare verwachtingen af te geven over doorlooptijden.